12 pasos para que tus reuniones no sean una pérdida de tiempo

Seguro que has asistido a reuniones que son una auténtica pérdida de tiempo. Hay muchos factores necesarios para que una reunión sea eficaz por eso te proponemos esta combinación de prácticas de Inteligencia Emocional, Mindfulness y organización básica para que tu próxima reunión sea un éxito.

Esta combinación te ayudará a que cada asistente esté más centrado, conecte mejor con el resto de asistentes y participe de un modo más inteligente, todo esto hará que tu reunión sea mucho más productiva:

1. Comparte el propósito de la reunión previamente

Siempre que sea posible es importante que todas las personas que van a reunirse conozcan previamente el propósito, la agenda y los objetivos.

2. Auto-Check

 Es importante chequear nuestro estado antes de entrar a la reunión, podemos hacer tres respiraciones profundas y observar en la primera qué pensamientos tengo en este momento, en la segunda qué emociones y en la tercera qué valores quiero mostrar de mi en la reunión.

3. Conexión humana

Trae a tu mente la intención de ofrecer buenos deseos y amabilidad a los demás participantes antes de entrar a la reunión. Hacer esto tiene un impacto muy importante en el modo en que me relacionaré con los asistentes y en la eficacia de la reunión. ¡Compruébalo tu mismo!

4. Minuto para llegar al comenzar la reunión

Muchas veces llegamos a las reuniones con nuestro cuerpo, pero no con nuestra mente. Lo que nos ha sucedido antes, lo que vendrá después y otros pensamientos nos dificultan estar al 100% en la reunión. Te recomendamos realizar esta sencilla práctica de un minuto de duración:

“Vamos a tomarnos un minuto para llegar también con nuestra mente a esta reunión, podemos cerrar los ojos o dejarlos ligeramente abiertos mirando en un ángulo de 45 grados hacia abajo. Realizamos tres respiraciones profundas expulsando y tomando el aire por la nariz y una vez hecho esto vamos a concentrar nuestra atención en cómo nuestro abdomen sube y baja, si la mente se despista con amabilidad la concentramos de nuevo en el movimiento de la respiración en nuestro abdomen.” También puedes escucharlo aquí.

Pasado este minuto las personas estarán más centradas, enfocadas y preparadas para comenzar la reunión.

5. Normas para la reunión

Si estás usando una presentación te animamos a incluir siempre una diapositiva con las normas básicas de participación, también puedes recordarlas de viva voz. Esto ayudará a crear un entorno seguro y productivo para todos. Te proponemos algunas para todos los participantes:

• Evita la multitarea, deja el resto de cosas y enfócate en la reunión.
• Respetamos las opiniones de todas las personas aunque no estemos de acuerdo con ellas.
• Reflexionar antes de dar una respuesta nos ayuda a responder inteligentemente en lugar de reaccionar.
• Dejamos hablar a las personas sin interrumpir
• Comunicamos nuestras ideas de modo conciso sin irnos “por las ramas” pues el tiempo es importante para todos y no alargar la reunión más de lo necesario hará que sea más productiva.
• Tenemos la mente abierta hacia las propuestas de las demás personas y ofrecemos feedback cuando sea necesario con amabilidad y respeto, pensando en cómo nos gusta que nos traten.

6. ¿Cómo llegamos?

Dar un espacio de 30 segundos o 1 minuto  a cada asistente a la reunión para que comparta cómo llega es un hábito que hará mucho más productiva la reunión pues ayudará a crear una conexión mayor a nivel humano entre los participantes. Es suficiente con realizar una pregunta, te proponemos algunas:

• ¿Cómo llegamos?
• ¿Estamos concentrados en la reunión o hay algo que nos mantiene preocupados y dificulta que estemos 100% enfocados?
• ¿Cómo está yendo el día o la semana?
• ¿Cómo te encuentras hoy?

7. Gestionar la agenda

Es importante ir cumpliendo la agenda; presentamos el tema a tratar y al cerrarlo hacemos un breve resumen con la decisión tomada antes de pasar al siguiente tema.

8. Distracciones

A menudo surgen distracciones en los temas a tratar, es importante que como moderadores veamos si el nuevo tema surgido es importante para la agenda que nos ocupa, si no lo es indica que se tratará en futuras reuniones.

9. Descanso

Si la reunión va a ser larga planifica y realiza descansos. No tengas a los asistentes más de una hora sin darles unos minutos para descansar. A veces es suficiente con dar tiempo para levantarse de la silla y estirarse. Con unos minutos de descanso facilitamos que los asistentes recuperen energía y enfoque.

10. Manejar el conflicto

En algunas reuniones pueden surgir conflictos o momentos de mucha intensidad emocional. Saber manejarlos es clave para el éxito de la reunión. Es importante estar atento a las emociones que se van generando. Si ves que están subiendo en intensidad puedes hacer una pausa para recordar las normas y pedir a los participantes implicados que conecten con sus emociones y las de los demás y traigan a su mente la intención de respetar y tratar amablemente a todos sin necesidad de estar de acuerdo.

Si ves que el conflicto sube de nivel y se hace difícil llegar a acuerdos puedes cambiar de tema en la agenda o posponer la reunión para que los asistentes puedan reflexionar en un momento de menor intensidad emocional.

11. Cierre

Haz un resumen en el cierre lo que se ha ido decidiendo en cada tema de la agenda y establece plazos y responsables si es que las decisiones implican acciones. También es conveniente enviar esta información por escrito a los asistentes una vez finalizada la reunión.

12. Check de cierre

Siempre que puedas deja un minuto final para que los asistentes compartan cómo se sienten. Para que este tiempo no se alargue puedes indicarles que los comentarios tienen que ser breves, una frase es suficiente.  Agradece siempre a los asistentes su asistencia y tiempo.

¿Quieres que preparemos a tu equipo para poder tener este tipo de reuniones? ¡Pongámonos en contacto!